• créer les membres. Si nécessaire créez les champs personnels (numéro de licence...)  et les différents types de membres: effectif, adhérent ...
• créer les données comptables:  les postes de recette et de dépense, les modes de paiement, les trésoreries.
• créer les tarifs de cotisation.  Maintenant vous êtes prêts pour vos premiers mouvements de recettes et de dépense.

Il faut ventiler au moins suivant les catégories qui suivent, sachant qu'on peut subdiviser plus finement si on souhaite (à créer par Comptabilité <P. dépenses>) :

• Marchandises et services
• Rémunérations
• Services et biens divers
• Autres dépenses

Il faut ventiler au moins suivant les catégories qui suivent, sachant qu'on peut subdiviser plus finement si on souhaite (à créer par Comptabilité <P. recettes>) :

• Cotisations
• Dons et legs
• Subsides
• Autres recettes

(à créer par Comptabilité <P. analytiques>)?
La ventilation analytique n'est pas obligatoire.  Elle permet, si nécessaire,  la ventilation suivant des projets définis ou des activités spécifiques ou des sources de financement:  "rénovation de la salle", "foire annuelle", "subside Rotary" .

On suppose ici qu'on a créé ce compte bancaire dans Top Association au moyen du bouton  "trésorerie" du menu "comptabilité".
On saisi les opérations dans l'ordre où elles figurent sur les extraits, avec la date de l'extrait.  A la fin de chaque extrait, on peut consulter le solde du compte bancaire dans Top Association pour voir s'il correspond à celui de l'extrait papier.  Menu Impression - comptabilité - onglet trésorerie, ou bien: Comptabilité - <Trésorerie>.

Suivant le type d'opération de l'extrait de compte:

• c'est une recette qui vient d'un membre de l'association: encodage dans la fiche membre - cotisation ou activité - régler la cotisation/l'activité
• c'est une dépense d'ordre général (une note de frais par exemple): encodage dans Comptabilité - onglet Dépenses - <+>
• des frais financiers ou un remboursement de dette:  encodage dans Comptabilité - onglet Dépenses - <+>
• une recette d'ordre général (un subside de la commune, ou un don par ex. ): encodage dans Comptabilité - onglet Recettes - <+>
• Un transfert de la caisse vers le compte en banque ou vice-versa:  encodage dans Comptabilité - onglet Virements - <+> dans le cadre du dessus
• N'encodez jamais de mouvement dans l'onglet Écritures de la comptabilité: cet onglet ne sert qu'à la vérification et à la validation

Références
La mise en application de la  législation sur les ASBL (arrêté royal du 2 mai 2002) a été prolongée jusqu'au 1er janvier 2006 au plus tard pour les ASBL anciennes; la mise en application est immédiate pour les nouvelles ASBL. Consultez à ce propos l'excellent document réalisé par L'Union Francophone des Entreprises Non Marchandes ou celui réalisé par la Fédération des Employeurs des Secteurs de l'Éducation permanente et de la Formation des Adultes ou celui de L'Associatif Financier (+ la partie comptabilité), ou celui de L'Institut des Experts-comptables (vraiment exhaustif et didactique).

Le logiciel Top Association conforme votre organisation à cette nouvelle législation, par:

• la tenue du registre des membres: la liste des changements depuis la dernière année: membres démissionnaires et nouveaux membres (avec les dates). Le rapport standard imprime la liste actuelle des membres, un rapport qui mentionne également les démissionnaires est disponible gratuitement chez nous pour nos clients.
• en ce qui concerne les petites ASBL non soumises à la TVA, la tenue de la comptabilité simplifiée (en partie simple ou en partie double si nécessaire).  Voyez l'arrêté royal du 26 juin 2003 (+ rapport au Roi) relatif à la comptabilité simplifiée. "Les opérations se traduisant par des mouvements de disponibilité en espèces ou en comptes sont inscrites de manière complète par ordre de date dans un livre comptable unique."  Menu Impression - Comptabilité - onglet Recettes (ou Dépenses).
• en ce qui concerne les grandes ASBL (ou les petites soumises à la TVA) la tenue d'une comptabilité complète comme les entreprises commerciales, grâce à l'exportation des données vers un logiciel comptable comme Top Comptabilité ou similaire (Winbooks, Popsy etc). L'exportation se fait par: Menu Outils - Exporter les écritures comptables.
  Les opérations soumises à la TVA seront  encodées directement dans le logiciel comptable tandis que Top Association enregistrera les mouvements liés aux membres (cotisations, activités) ainsi que les subsides.
• l'état du patrimoine: vous pouvez tenir la liste des avoirs en mobilier et immobilier, les créances et les dettes. Dans la fiche Matériel, on créera des "actions" spécifique pour distinguer le matériel qu'on donne en prêt aux membres du mobilier de bureau par exemple.

La différence principale est que la comptabilité complète traite la déclaration de TVA,  la publication du bilan BNB, les amortissements sur les biens immobilisés.  Elle automatise également la réconciliation entre les journaux financiers et les journaux d'achats et de ventes.  Voilà donc une autre différence: dans Association, on parle de dépenses et de recettes, dans Comptabilité, on parle d'achats et de ventes ainsi que d'un journal séparé pour chaque compte financier.  Dans Association, la saisie des mouvements de trésorerie est intégrée à la saisie des dépenses et recettes, donc la réconciliation est implicite.

Il est possible de créer un nouveau dossier à chaque nouvel exercice.  Dans ce cas on utilise Nouveau Dossier - cochez Recopier les données d'un dossier existant, sélectionnez tous les éléments à recopier, cochez "Reporter les soldes du dossier modèle". 
On peut également continuer dans le même dossier et se contenter de spécifier la date de début du nouvel exercice pour les impressions et les exportations de données.
Dans les propriétés du dossier, on peut modifier la numérotation des pièces, dans le cas où on souhaite y intégrer la référence à l'année en cours.

Il faut valider les règlements dans les fiches des membres, alors ceux-ci apparaissent en comptabilité.

Il permet de créer du courrier personnalisé qui se réfère aux données propres de chaque membre, comme par exemple les montants qui restent dus.  On peut imprimer ce courrier ainsi que des étiquettes - adresses.  On peut sélectionner les destinataires suivant des critères logiques.
On peut envoyer ce courrier par e-mail à l'adresse mentionnée dans la fiche du membre.  
Tout cela sans nécessiter de logiciel de traitement de texte.
Pour l'envoi électronique, un compte mail auprès d'un fournisseur d'accès à l'Internet suffit.  On peut également attacher des pièces jointes.